Loading...
Home/Privacy
Privacy 2017-10-23T16:13:05+02:00

PRIVACYREGLEMENT – ALGEMENE BEPALINGEN

1. Begripsbepalingen

1.1 Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

1.2 Zorggegevens

Persoonsgegevens, die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening;

1.3 Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raad-plegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

1.4 Verstrekken van persoonsgegevens

Het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens;

1.5 Verzamelen van persoonsgegevens

Het verkrijgen van persoonsgegevens;

1.6 Bestand

Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

1.7 Verantwoordelijke

Eigen-Wijs in Zorg (Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP): de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt”).

1.8 Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

1.9 Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

1.10 Derde

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;

1.11 Ontvanger

Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;

1.12 Toestemming van de betrokkene

Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;

1.13 Het College bescherming persoonsgegevens

Het College Bescherming Persoonsgegevens is het orgaan dat door WBP wordt aangewezen om toe te zien of de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig de wet;

1.14 Klachtencommissie

De commissie ingesteld in overeenstemming met de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (Wkcz).

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

3. Doel van de persoonsregistratie

3.1 Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, verder te noemen WBP en – voor zover van toepassing – de bepalingen van de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst, verder te noemen WGBO en de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen, verder te noemen BOPZ.

3.2 Dit reglement is van toepassing binnen Eigen-Wijs in Zorg en heeft betrekking op het door Eigen-Wijs in Zorg op te stellen overzicht van genoemde verwerkingen van persoonsgegevens.

Dit overzicht vormt een geheel met dit reglement.

3.3 Binnen de doelstelling van dit reglement zullen geen andere gegevens worden opgenomen dan onder artikel 2 omschreven.

4. Vertegenwoordiging

4.1 Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar treden de ouders op die het ouderlijk gezag uitoefenen dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.

4.2 Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen.

4.3 Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien jaar valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of wettelijke vertegenwoordiger op.

4.4 Indien de betrokkene ouder is dan 18 jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:
a. De curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld;
b. De persoonlijke gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt;
c. De echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt;
d. Een kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.

4.5 Echter indien de betrokkene de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.

4.6 De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

4.6 De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goede vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.

4.7 Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na ten opzichte van deze vertegenwoordiger, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goede verantwoordelijke.

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

5.1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

5.2 Persoonsgegevens worden voor wel bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen verzameld.

5.3 Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doel-einden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt; ze dienen derhalve toereikend, ter zake dienen en niet bovenmatig te zijn.

5.4 De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de werking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement.

De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement*.

*De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De verantwoordelijke is niet aansprakelijk indien hij kan aantonen dat hem aangaande de betreffende onrechtmatigheid niet kan worden aangerekend.

6. Verwerking van persoonsgegevens (voor zover niet zijnde zorggegevens) 

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:
a. De betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend*;
b. Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die Eigen-Wijs in Zorg met betrokkene heeft gesloten, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en
c. Dit noodzakelijk is om een vitaal belang (bijvoorbeeld gezondheid of eigendom) van de betrokkene te waarborgen en het is niet goed mogelijk de betrokkene om toestemming te vragen;
d. Dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
e. Dit noodzakelijk is voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak;
f. Dit noodzakelijk is met het oog op een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van de betrokkene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert. Bijvoorbeeld: het verwerken van de gegevens is noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering, activiteiten kunnen niet goed worden uitgevoerd zonder het verwerken van deze gegevens.

*De verantwoordelijke moet er voor zorgdragen dat de betrokkene voldoende geïnformeerd is alvorens toestemming kan worden gegeven (zgn. informed consent). Deze expliciete toestemming hoeft niet schriftelijk te worden gegeven. Toestemming kan ook blijken uit woord of gedrag.

7. Gegevens verkregen bij betrokkene

7.1 Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijgen de betrokkene mede*:

▪ Zijn identiteit;
▪ De doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd tenzij de betrokkene daarvan al op de hoogte is.

*Deze algemene kennisgeving kan geschieden door bijvoorbeeld het uitreiken van een informatiebrochure of door informatie over het reglement met verwijzing naar de website.

7.2 De betrokkene verstrekt nader informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat daarvan wordt gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen*.

* Aangezien de verwerking van de gegevens wordt gedaan door een zorgverlenende instelling, mag in het algemeen worden aangenomen dat de betrokkene weet of kan weten dat verwerking van gegevens plaatsvindt. Kennisgeving van opname van gegevens aan de individuele betrokkene kan dan achterwege blijven. Volstaan kan worden met een algemene kennisgeving van het bestaan van de verwerking van dit reglement. Dit is anders indien andere doelen dan zorgverlening een zelfstandige doelstelling vormen van de verwerking, bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek. In dat geval kan niet zonder meer worden aangenomen dat de betrokkene van deze doelstelling weet heeft. Kennisgeving aan individuele betrokkenen van verwerking van hun gegevens, alsmede van de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, is in dit geval noodzakelijk.
Gegevens elders verkregen

7.3 Indien de persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene worden verkregen deelt de verantwoordelijke de betrokkene op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens, of wanneer de gegevens bestemd zijn voor een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking, tenzij deze daarvan al op de hoogte is, de volgende informatie mede:
a. zijn identiteit;
b. de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

7.4 De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gege-vens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat er van wordt gemaakt nodig is om tegenover betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

7.5 Het bepaalde onder 3 is niet van toepassing indien de mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.

7.6 Het bepaalde onder 3 is eveneens niet van toepassing indien de vaststelling of de verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijke voorschrift dat tot de vastlegging of verstrekken van de hem betreffende gegevens heeft geleid.

7.7 Indien de verantwoordelijke de betrokkene niet heeft geïnformeerd conform dit artikel, betekent dit dat de persoonsgegevens op een niet behoorlijke en onzorgvuldige wijze zijn verwerkt.

8. Specifieke regels voor de verwerking van zorggegevens

8.1 Voor verwerking van zorggegevens is uitdrukkelijke toestemming* van de betrokkene vereist, tenzij het een geval betreft als genoemd in de leden 2 of 6 of indien verstrekking noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

* De uitdrukkelijke toestemming: de betrokkene dient in woord, geschrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil toestemming te verlenen aan de hem betreffende gegevensverwerking.

8.2 Persoonsgegevens betreffende de gezondheid mogen zonder toestemming van de betrokkene – met inachtneming van het derde lid – door de verantwoordelijke worden verstrekt aan:
a. Hulpverleners, instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienst-verlening voor zover dat noodzakelijk is met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene; dan wel met het oog op het beheer van de organisatie van de verantwoordelijke;
b. Verzekeraars voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekerings-instelling te verzekeren risico met uitsluiting van lid 4 en de betrokkene geen bezwaar heeft gemaakt, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst.

8.3 De persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid worden alleen verstrekt aan personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

8.4 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften terzake hebben slechts toegang tot de gegevensverwerking de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Voorts hebben toegang tot de gegevensverwerking de verantwoordelijke en de bewerker persoons-gegevens voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging dan wel het beheer noodzakelijk is.

8.5 Persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen alleen worden verstrekt voor zover deze gegevens uitsluitend betrekking hebben op de betrokkene die deze gegevens heeft verstrekt.

8.6 Indien persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke besluiten deze te verstrekken ten behoeve van de doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de gegevensverwerking.

8.7 Persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid en seksuele leven mogen uitsluitend worden verstrekt voor zover dit noodzakelijk is in aanvulling op de verstrekking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in lid 2 van dit artikel.

8.8 Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid mogen worden verwerkt indien:
a. dit geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
b. de gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt;
c. dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
d. dit noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting of
e. dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang.

8.9 Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek worden verstrekt indien:
a. Het onderzoek een algemeen belang dient;
b. De verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is;
c. Het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een evenredige inspanning kost en
d. Bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

9. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

9.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. Inzage en/of een afschrift van persoonsgegevens kan worden verkregen door een schriftelijk verzoek aan de directie.

9.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

9.3 Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de verantwoordelijke daaronder begrepen.

9.4 Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

10. Recht op aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens

10.1 De betrokkene, die volgens artikel 9 kennis heeft genomen van zijn persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken de opgenomen gegevens aan te vullen met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

10.2 De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.

10.3 De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

10.4 De betrokkene kan verzoeken om verwijdering* van op hem betrekking hebbende gegevens.

* Onder verwijdering dient men tevens vernietiging te verstaan

10.5 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

10.6 De verantwoordelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

11. Bewaren van gegevens

11.1 De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is:

a. Voor medische, zorggegevens en diagnostische gegevens in beginsel vijf jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goede hulpverlener casu quo de verantwoordelijke voortvloeit.

11.2 Indien de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd zulks binnen een termijn van drie maanden.

11.3 Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

12. Melding van een verwerking van gegevens

12.1 Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

12.2 De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld indien deze is onderworpen aan een voorafgaand onderzoek.

13. Klachten

13.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich te wenden tot:
a. Verantwoordelijke – directie van Eigen-Wijs in Zorg;
b. De binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling;
c. Het CBP met het verzoek een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de WBP;
d. Dan wel gebruik maken van de in hoofdstuk 8 van de WBP neergelegde beroepsmogelijkheden.

14. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

14.1 Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.

14.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.

14.3 Dit reglement is per 1 september 2013 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien.

14.4 Desgewenst kan afschrift van dit reglement worden verkregen.
De verantwoordelijke,
Namens Louise Zeelen

Directie Eigen-Wijs in Zorg
Privacyreglement van Eigen-Wijs in Zorg september 2013 – versie 1.1